Đối với hình thức e-mail trang trọng:
1. CC, BCC, Return Receipt
- To: địa chỉ của người nhận e-mail.
- CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Việc gửi bản sao văn bản đến địa chỉ của người nhận là cách dùng khi muốn chuyển đến nhiều người. Khi nhận e-mail, người nhận sẽ hiểu rằng thông tin được truyền tải đến nhiều người. Tác dụng của nó thuận tiện nhưng không cần thiết khi gửi đến nhiều người không có liên quan.
- BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng giống như CC, nhưng BCC hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, nên tránh lạm dụng cách gửi này.
- Subject: Chủ đề của e-mail đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc của người nhận.
- Attachment: Tài liệu kèm theo.
- Return Receipt: Xác nhận đã nhận thư. Đây là cách chứng minh người nhận đã nhận được e-mail.
2. Subject
- Thông thường ta sẽ nhận được rất nhiều e-mail, nên có thể đọc lướt qua chủ đề để hiểu sơ lược nội dung và quyết định đọc e-mail nào trước.
+ Đặc điểm của chủ đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng trong nội dung.
+ Khi ta đưa vào e-mail những thông tin không rõ ràng, người nhận sẽ không có ý muốn “Reply”.
+ Tình huống khẩn cấp “Urgent” chỉ dùng khi thật sự cần thiết.
3. Thể hiện sự tôn trọng
- Trong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt buộc phải thay đổi cách xưng hô, ta không dùng Dear để gọi tên mà bắt đầu bằng cụm từ xưng hô và tên như Ms. Baker hoặc John, ví dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John.
- Trường hợp không rõ giới tính của người nhận thì dùng cách gọi tên đầy đủ nhưDear Pat Joners.
- Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta không thê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên.
- Nếu không biết tên riêng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ.
· Dear Sir / Madam
- Đối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thể dùng như sau:
· Dear Customer Service
· Dear Human Resources Manager
· Dear Marketing Director
- Đối với nữ, dùng Mrs. để gọi người lớn tuổi.
- Nếu người nhận có học vị tiến sĩ thì không cần phân biệt giới tính, ta có thể dùngDr. (Dr. Franklin)
4. Phần nội dung
- Bắt đầu bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thiệu mình, rồi sau đó mới giải thích cho người nhận biết rõ nguồn gốc của mình, lý do gửi e-mail.
- Phần nội dung dài hay ngắn tùy theo mục đích diễn đạt của người gửi.
- Trước hết hãy viết việc quan trọng, không nhất thiết phải viết những câu chào hỏi thông thường về sức khỏe, tình hình thời tiết mà nên đi thẳng vào vấn đề quan trọng. Nếu có nhiều sự việc quan trọng thì hãy trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng.
- Khi chuyển sang ý mới, ta cần ngắt dòng để người nhận không cảm thấy khó khăn trong việc đọc nắm ý.
- Khi đề cập đến nội dung cần bàn bạc, thảo luận thì nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sự.
· I am writing/write to … (tell about … / let you know about …)
· I would like to … (tell/send/let …)
· I enjoy/ really like …(+V_ing)
· …
- Nếu có tài liệu đính kèm thì nên báo cho người nhận biết đó là tài liệu gì.
· I enclose … (daily report …)
· The attached file is …(list of students … )
· …
- Khi cần yêu cầu sự giúp đỡ, hỗ trợ từ người nhận thì phải nêu công việc cụ thể.
· Could you help me ...(inform the student of final exam…), please?
· I would like to ask your help …
· …
- Khi hối tiếc về một điều gì đó xảy ra không như mong đợi.
· I regret to … (tell/inform …)
· I am (very) sorry about/for …
· I would like to apologize for …
· …
- Nên tránh sự diễn đạt do dự.
Ví dụ:
· I can not attend the meeting.
à I wish I could attend the meeting.
· We can not finish the plan until April 20.
à We will finish the plan on April 20.
· …
- Nên tránh các hình thức viết tắt, ngắn gọn.
Ví dụ:
· I’m à I am
· I don’t à I do not
· I haven’t à I have not
· …
- Chỉ sử dụng hình thức viết tắt cho phép (được chấp nhận).
· ASAP: as soon as possible
· BTW: by the way
· BFN: bye for now
· BRB: be right back
· IOW: in other words
· …
Nhận xét